Pessoas que se sentem sobrecarregadas tendem a fazer multitarefas nos momentos errados.

Você responde a uma mensagem enquanto ouve a meia-orelhas um colega no Zoom, a mexer na massa que já passou do ponto. Quando finalmente carrega em “enviar”, já se esqueceu do que era a reunião e queimou o jantar. O dia parece um browser com 43 separadores abertos. Só três é que importam. Mesmo assim, continua a clicar em todo o lado ao mesmo tempo, à procura daquela sensação de “finalmente apanhar o atraso”. E, no fim, está exausto sem sentir orgulho. Há qualquer coisa neste malabarismo que está avariada. Não o esforço. O timing.

Porque é que a multitarefa rebenta quando já está sobrecarregado

Observe alguém que se sente esmagado no trabalho durante dez minutos e verá um padrão estranho. Não é preguiça - é rotação. A saltar da caixa de entrada para o chat, da apresentação para o calendário, de uma “coisinha rápida” para a seguinte. O cérebro faz pingue-pongue entre alertas urgentes e tarefas a meio. O trabalho real - aquele que de facto faz avançar - espera, quieto, no fundo do ecrã. Não grita, por isso é ignorado. É aí que a sobrecarga começa a criar raízes.

Imagine a Marta, gestora de projeto numa empresa de média dimensão, segunda-feira de manhã, 9:07. Abre o portátil para terminar um relatório estratégico. O Slack pisca: “Tens um minuto?” Ela responde, a achar que é rápido. Depois surge uma notificação do Teams, um novo fio de emails, um alerta no calendário para uma reunião de que já nem se lembrava. Tenta manter o relatório aberto “para o caso de…”. Noventa minutos depois, tem 11 conversas, mais uma reunião na agenda e três novas prioridades. O relatório? Continua preso ao mesmo parágrafo. O nível de stress, esse, triplicou.

O nosso cérebro adora acreditar que consegue dar conta de tudo ao mesmo tempo. Não consegue. Cada mudança tem um custo mental, sobretudo quando já se sente a afundar. Os neurocientistas falam em custos de alternância (switching costs): aquele pequeno atraso quando o cérebro muda de foco. Uma ou duas mudanças, tudo bem. Cinquenta numa hora, e a memória de trabalho fica inundada. É aí que a multitarefa passa de ferramenta a armadilha. Reage em vez de escolher. Confunde ação com impacto. E quanto mais atrasado se sente, mais recorre à multitarefa exatamente no pior momento: quando o combustível cognitivo já está em baixo.

Escolher o momento certo para fazer multitarefa (e o momento certo para parar)

Há uma pequena mudança que altera tudo: tratar a multitarefa como um tempero, não como modo por defeito. Algumas tarefas combinam bem. Dobrar roupa enquanto liga à sua mãe. Ouvir uma reunião de atualização simples enquanto organiza ficheiros. Duas atividades de baixo risco, com o cérebro em piloto automático. A armadilha é misturar uma tarefa que exige foco profundo com outra ruidosa e reativa. Escrever uma proposta enquanto responde a cada ping do chat é como tentar dormir numa discoteca. O timing está errado e acaba drenado.

Uma forma simples de testar o seu timing é dividir o dia em modos. Um bloco em que permite multitarefa suave com tarefas rotineiras: administração, emails superficiais, limpeza de “tralha” digital. Outro bloco em que faz “uma tarefa de cada vez”, telemóvel virado para baixo, notificações no silêncio, um separador aberto. Não precisa de blocos de quatro horas como os gurus da produtividade. Até 25 minutos de foco honesto e ininterrupto numa coisa importante podem mudar a sensação do dia inteiro. Sejamos honestos: ninguém faz isto mesmo todos os dias. Mas quando escolhe os momentos em vez de os deixar escolherem por si, a sobrecarga afrouxa.

Quem se sente constantemente atrasado costuma fazer mais multitarefa precisamente à volta do trabalho mais difícil. É o paradoxo. No momento em que uma tarefa fica emocionalmente pesada - risco de falhar, exposição, tédio - a distração passa a parecer produtiva. Abre o email “só para ver uma coisa”. Responde no WhatsApp porque é “social”. Vai alternando entre reuniões, dashboards e uma pesquisa rápida no Google. Num dia mau, parece dedicação. Numa análise lúcida, é evitamento disfarçado de eficiência. Quando identifica esse padrão em si - não para julgar, mas para o nomear - começa a recuperar o timing em vez de deixar o stress pilotar as suas mãos.

“O problema não é fazer multitarefa. É convidar a multitarefa para os momentos exatos que mais beneficiariam da sua atenção plena e silenciosa.”

• Repare quando começa a fazer multitarefa precisamente no momento em que uma tarefa se torna emocionalmente desconfortável.
• Atribua deliberadamente “espaços amigos da multitarefa” a atividades leves e de baixo risco.
• Proteja os seus momentos de foco profundo como um recurso escasso: curtos, regulares e com tecnologia domada.

Pequenos movimentos concretos para parar a multitarefa no pior momento

Um dos gestos mais eficazes é brutalmente simples: um sistema de duas listas em papel. À esquerda, “Trabalho profundo hoje”: no máximo três itens que realmente importam. À direita, “Trabalho superficial / amigo da multitarefa”: chamadas, administração, logística, pequenas respostas. Quando se senta e sente a vaga familiar de sobrecarga, olha para a coluna da esquerda e escolhe apenas um. Todo o resto vive à direita - e essa coluna da direita torna-se o único sítio onde a multitarefa é permitida. O objetivo não é tornar-se um monge da produtividade. É dar ao cérebro um sinal claro: agora mergulhamos, agora passamos ao de leve.

Outro método que ajuda é a “decisão à porta”. Sempre que muda de sala, de separador ou de reunião, trate esse momento como uma pequena entrada. Antes de atravessar, pergunte: “Vou entrar em modo profundo ou superficial nos próximos 20 minutos?” Se a resposta honesta for profundo, silencie notificações, feche extras e ponha o telemóvel fora do alcance. Se for superficial, é aí que pode agrupar várias tarefas leves. Num dia normal, vai continuar a ser interrompido. A vida não lê blogs de produtividade. Mas essas microdecisões trazem uma sensação de controlo que acalma o sistema nervoso. Já não está apenas a reagir a pings.

Ao nível humano, a parte mais difícil é a culpa. Pode sentir-se mal por ignorar mensagens durante meia hora. Ou por dizer que não a mais uma “chamada rápida”. É aqui que um pouco de franqueza ajuda.

“Não consigo fazer malabarismo com isto e fazê-lo bem. Respondo-te como deve ser dentro de 30 minutos.”

• Use micro-limites honestos nas mensagens: “Em modo de foco até às 11:30, respondo depois.”
• Mantenha os blocos de trabalho profundo curtos para não ficar com medo de “perder o mundo”.
• Permita-se um “bloco desarrumado” por dia, em que aceita o caos e multitarefa leve sem vergonha.

Numa nota mais emocional, raramente falamos da vergonha escondida por trás do malabarismo constante. Numa semana má, a multitarefa parece prova de que está “em cima do acontecimento”. Está disponível, reativo, sempre presente. Por dentro, pode sentir-se a desfazer-se. Num domingo à noite, talvez não se lembre de uma única tarefa que tenha terminado por completo. Só fragmentos. Todos já vivemos aquele momento em que o dia termina com a sensação de ter corrido para todo o lado sem ter avançado realmente. Essa frustração silenciosa muitas vezes dói mais do que o volume de trabalho em si.

Há também um lado social. Muitos locais de trabalho recompensam a azáfama em vez da clareza. O colega que responde instantaneamente a tudo é muitas vezes mais elogiado do que quem, em silêncio, entrega o projeto difícil e profundo. Então copia-se o comportamento visível. Mantêm-se todos os pratos a rodar em público, enquanto as prioridades verdadeiras passam fome em privado. Quebrar esse padrão pode parecer arriscado, quase rebelde. Ainda assim, as pessoas que secretamente admiramos - aquelas que parecem calmas no meio da tempestade - raramente fazem multitarefa nos momentos críticos. Escolhem as batalhas e o timing, e aceitam ser “lentas” no ruído.

O corpo também faz contas. Quando o seu sistema nervoso está em alerta constante, a multitarefa torna-se uma resposta padrão de sobrevivência. Os olhos saltam do ecrã para o telemóvel, a postura contrai, a respiração fica curta. Esse estado não foi feito para pensamento profundo. Foi feito para sair do perigo. Por isso é que as melhores ideias surgem a caminhar, no duche ou a cozinhar em paz. O cérebro finalmente tem um único canal, em vez de muitos. Permitir-se esses momentos de canal único, sem culpa, é menos um luxo e mais um “reset” prático. Aos poucos, volta a lembrar-se de como é terminar um pensamento.

Tente observar o seu próximo “dia de sobrecarga” como se fosse um documentário sobre outra pessoa. Sem julgamento - apenas curiosidade. Em que momentos exatos é que a multitarefa explode? É quando um email o deixa ansioso? Quando o tédio bate numa reunião? Quando o trabalho real na sua lista parece assustadoramente grande? Esses são os seus fotogramas-chave. Cada um é um convite para ajustar o timing, não a sua personalidade inteira. Até um ajuste minúsculo - um bloco de 20 minutos sem interrupções, uma mensagem de limite honesto, um momento de lentidão deliberada - pode mudar toda a narrativa do dia.

Pode descobrir que o problema não é disciplina, nem motivação, nem um grande defeito de caráter. É simplesmente que a sua multitarefa aparece para o proteger no pior momento possível. O cérebro tenta fugir ao desconforto com mais separadores, mais conversas, mais ruído. Se conseguir encontrar esse impulso com um pouco de ternura em vez de auto-ódio, ele torna-se negociável. Pode dizer: “Ok, já te vi. Vamos estacionar os malabarismos durante meia hora e depois tens o teu bloco desarrumado.” Com o tempo, esse tipo de negociação interna constrói algo mais sólido do que hábitos perfeitos: uma relação com a sua própria atenção que parece colaboração, não guerra.

E talvez esta seja a pergunta silenciosa por trás de tudo isto. Não “Como é que me torno perfeitamente focado?”, mas “Como seriam os meus dias se eu só fizesse multitarefa quando o risco fosse baixo e desse presença total quando realmente conta?” É o tipo de pergunta que não precisa de uma resposta arrumadinha. Só precisa de uma primeira experiência pequena e bem cronometrada.

Ponto-chave	Detalhes	Porque é importante para os leitores
Separar trabalho “profundo” e “superficial”	Escreva até três tarefas profundas (estratégia, escrita, resolução de problemas) e mantenha-as numa coluna separada de administração, chats e tarefas rotineiras. Decida com antecedência que horas vão para cada coluna.	Torna mais fácil perceber quando está prestes a fazer multitarefa numa coisa que precisa mesmo de atenção total - e assim protege a sua energia limitada para o que realmente faz avançar a sua vida ou carreira.
Usar blocos curtos de foco	Trabalhe em sprints de 20–30 minutos de uma só tarefa, com todas as distrações óbvias removidas, e depois faça uma pausa de 5 minutos em que é permitido ver mensagens ou mexer-se.	Janelas curtas parecem psicologicamente possíveis mesmo num dia caótico, ajudando pessoas sobrecarregadas a começar tarefas importantes em vez de fugirem para malabarismos intermináveis de baixo valor.
Criar uma “zona segura” para multitarefa	Escolha um ou dois horários específicos (por exemplo, 15:00–16:00) em que agrupa deliberadamente chamadas, mensagens e administração fácil, aceitando alguma alternância de tarefas aí.	Dá ao caos uma “casa” contida, reduzindo o impulso de estar sempre a saltar durante as horas em que mais precisa de foco e calma.

FAQ

• A multitarefa é sempre má, ou há alturas em que ajuda mesmo?
  A multitarefa não é má por si só; tem é de combinar com o tipo de tarefa. Juntar uma atividade física de baixa atenção (caminhar, arrumar, deslocações) com input leve (podcast, chamada simples) costuma funcionar bem. O dano real aparece quando combina algo que exige pensamento com canais rápidos e interruptivos como email e chat.

• Como posso explicar ao meu gestor que a multitarefa constante está a prejudicar o meu trabalho?
  Em vez de discutir em teoria, mostre exemplos concretos. Por exemplo, registe quanto tempo demora um relatório com o chat aberto versus quando trabalha offline durante 30 minutos. Partilhe a diferença em tempo e qualidade e proponha pequenas experiências, como “blocos de foco” para tarefas críticas, em vez de uma reformulação total.

• O que devo fazer quando o meu trabalho exige mesmo respostas rápidas o dia todo?
  Em funções como apoio ao cliente ou gestão de crises, tente micro-estrutura em vez de rotinas rígidas. Por exemplo, alterne 25 minutos de “total disponibilidade” com 10 minutos em que processa calmamente uma tarefa um pouco mais profunda ou documenta o que fez. Mesmo pequenos bolsos protegidos impedem que o seu dia se transforme numa reação contínua.

• Como deixo de pegar no telemóvel sempre que uma tarefa parece difícil?
  Torne a distração um pouco menos conveniente em vez de depender apenas da força de vontade. Ponha o telemóvel noutra divisão durante blocos curtos de trabalho profundo ou use limites de apps que entram em vigor a certas horas. Diga a si mesmo que não está a proibir o telemóvel - só a adiar até depois de um bloco focado de esforço.

• Mudar entre tarefas pode alguma vez aumentar a criatividade?
  Sim, desde que não o faça de dois em dois minutos. Passar de um problema onde está bloqueado para outra atividade com significado pode dar tempo ao subconsciente para processar. A chave é mudar de forma intencional e ficar tempo suficiente na nova tarefa, em vez de “pastar” por dez coisas diferentes sem se envolver a sério com nenhuma.